Tips till blivande kunder.

Event handlar om att sätta kundernas eller dina anställdas upplevelser i främsta rummet. Mycket kan du göra dagligen och på egen hand, men står du inför en större utmaning kan du behöva experter på området. Så hur ska du välja eventbyrå?

Välj eventbyrå innan det blir riktigt bråttom.

Det finns flera skäl att välja eventbyrå i lugn och ro och utan kniven på strupen. Som i alla samarbeten är en bra relation den grund alla goda resultat vilar på. Det är synd att testa ett samarbete i skarpt läge, när tiden är knapp och allt bara måste fungera. Dessutom riskerar du att prislappen blir högre än nödvändigt när du väljer byrå efter hur de löser ditt event. Eventbyrån som ännu inte fått ditt förtroende kommer inte att ta några risker utan hellre välja ett lite för dyrt hotell/lokal än tvärtom. Och risken är stor att du i en pitchsituation får höra det du vill höra och inte hela sanningen. Prislappen ser ok ut, men eventbyrån ”glömmer” att berätta att mellanlandningen i Köpenhamn förmodligen kommer att kräva att ni bjuder de mellanlandade på något att dricka osv.

Fråga om betalningsmodell.

Hur tar eventbyrån betalt? Per person, per projekt eller per timme? Att betala för en speciell persons medverkan kan kännas bra om det är precis den personens kompetens man är ute efter. Behöver du en bredare kompetens blir det däremot onödigt begränsat. Gör du upp om en kostnad för projektet vet du vilka kostnader du har att vänta – bra om projektet är tydligt och avgränsat. Över lång tid och med projekt som ändrar karaktär, kan betalning per timme vara att föredra. Du vet vad du betalar för och slipper oroa dig för att du betalar för mycket.

Leta efter en strategisk partner.

Så är vi där igen: en bra eventbyrå kan så mycket mer än att blåsa upp ballonger… Låt därför eventbyrån bli din strategiska partner och hjälpa dig med själva mötesstrategin. På så sätt blir eventet mer än en fest. Det blir en del av ett budskap. Tydligt i alla led.

Jämför rätt offerter.

Har företaget du ger en offertförfrågan event som huvud- eller sidoverksamhet? Fråga Sponsor- och eventföreningen om du är osäker på vilka branscher som jobbar på liknande sätt, så att du inte jämför äpplen och päron.

Jobba transparent.

Se eventbyrån som en partner, inte hjälpreda eller leverantör. Lägg fram alla fakta på bordet och håll byrån underrättad om dessa ändras. Var tydlig med vad du tycker, vad du vill åstadkomma och vad du oroar dig för.

Ta referenser.

Att be om referenser är klokt och bra. Men nästa gång du frågar, be om en referens på en kund vars event inte löpte alltigenom smärtfritt. Allt blir inte som man tänkt sig och alla kan göra misstag. Det intressanta är däremot hur man löser misstagen.

När du väl hittat en samarbetspartner:

Utse flera ansvariga.

Anordnandet av ett event kräver ett rejält engagemang från företagets sida och det är omöjligt att samma person ska ansvara för, ta beslut om och svara på frågor rörande allt från ekonomi till busstider. Därför kan det vara bra att dela upp ansvaret hos dig på flera olika personer. Utse en beställare som också är ekonomiskt ansvarig, en innehållsansvarig och en praktiskt ansvarig. Det höjer kvalitén. Föreslå delat ansvar hos eventbyrån också, av samma skäl.