Return on Investment vs Return on Involvement.

 

Glada gäster som stannar länge och skriver tack-kort – se där en definition på en lyckad tillställning. Men hur mäter man ett event egentligen? Hur vet man när man lyckats – när kostnaden förvandlats till en investering? Vägen till Return On Investment – utdelning från det man investerat – går via engagemang. Engagemang hos dig och hos dina medarbetare. Det engagemang du ger som ledare, får du direkt tillbaka från dina medarbetare. Det engagemang du ger som producent, får du tillbaka från dina kunder. Men vad ger du till dem som investerar sitt engagemang i ditt företag?

 

 

SUCCÉ?

Grunden för alla mätningar är att du vet vad du vill uppnå. Handlar det om kvantitet eller kvalitet? Ska resultatet mätas i ökad försäljning, ökad närvaro på själva eventet eller kanske i mindre personaltapp eller minskat antal negativa kundkommentarer på företagets hemsida? Målet ska gynna affären, men behöver inte nödvändigtvis mätas i kronor och ören i steg ett. Vet du varför ni anordnade eventet, har du också svaret på vad ni ska mäta.

Mät vid tre tillfällen.

Börja med att ta reda på förväntningarna på eventet. Där har du det du utgår ifrån. Mät sedan känslan på plats med lämpliga interaktiva verktyg som mentometrar, dialogdatorer eller vad som passar din situation. Tag slutligen temperaturen på upplevelsen efteråt – digitalt, genom intervjuer eller kanske genom ett frågeformulär/tävling.

Våga fråga.

Och nöj dig inte med att fråga dina tre bordsgrannar om hur de upplevde eventet.

Undvik den 5-gradiga skalan.

I landet Lagom kommer nio av tio att välja alternativ tre vilket i princip bara ger dig informationen att eventet genomfördes och personen i fråga var där.

Relevans.

Lägg vikt vid rätt utvärderingsfrågor. Vad fick bäst betyg, konferensen eller lunchen? Vad är viktigast för dig?

VAD KOSTAR ETT EVENT?

Även om den gamla slitna frågeställnigen ”hur långt är ett snöre” känns relevant i sammanhanget, så är det klart att du kommer att ställa dig frågan: Vad kostar ett event? Svaret är förstås svårt att ge så länge man inte känner behovet och målsättningen. Men en sak vet vi. Tänker du ”kostnad” när du tänker event, kan du nästan lika gärna ställa in det hela. Lägg pengarna på högre lön åt de anställda, mer frukt på kontoret eller en ny skrivare istället. Först när du ser på ditt event som en investering är det intressant att gå vidare. En investering i interna eller externa relationer för att åstadkomma bättre affärer.

Tänker du ”kostnad” när du tänker event, kan du nästan lika gärna ställa in det hela…
– Trine Rygh Johansen, Inspiration Norge

Vad kostar eventbyrån?

En stor del av ett events kostnad är faktorer du inte kan påverka i speciellt hög grad: transporter, boende mm. Tar du hjälp av en byrå, se till att få veta vad byråns insatser kostar, inte vad du ska betala för byråns underleverantörer.

Projekt har en tendens att växa.

Räkna med att förändringar som nya gemensamma idéer, ändrade förutsättningar eller valutaförändringar gör att projektet och kostnaderna växer med 10-20% under resans gång. Finns inte det utrymmet – var tydlig med det från början.

Mängdrabatt?

Alla produkter i ett event gynnas inte självklart av mängdinköp. När du bokar flyg och hotell märker du att sambandet snarare är det motsatta.

Vilken nytta gör eventet?

Kan du i samband med att budskapet framställs utbilda, medarbetarundersöka eller NKI-undersöka? Kanske det finns andra delar av företagets budget att tillgå?

Tema/Koncept. Kostnad/Investering.

Skillnaden mellan ett event med bara ett tema och ett event som även tar avstamp i företagets koncept, är stor även ur kostnadsperspektiv. Rätt förankrad i företagets vision och konceptet blir eventet en del i den gemensamma resan framåt. En investering helt enkelt. Festen med blott och bart ett tema blir blott och bart en fest. En kostnad.

Efterlys kreativitet, helhetstänk och transparens vid upphandlingen.

Be inte om bästa pris på en idé du själv tänkt ut. Be om en idé och kostnaden för den. Hur föreslår eventbyrån att ditt företags vision ska komma fram under eventet tex? Gillar du idén – gå ut tillsammans och handla upp lokaler, talare och underhållning. Transparens är grunden för en bra relation.

Var tydlig.

Berätta om syftet med eventet. Lansering av nya produkter? Presentation av ny chef? Företagsfussion? Var så öppen du bara kan, ju mer eventbyrån känner till, ju bättre idéer kommer du att få.