Några ord om risker och krishantering.

En sak har event gemensamt med allt annat du ägnar dig åt – det blir sällan exakt som du tänkt dig. Förbereder du dig för detta är du trots allt mer beredd än om du inte gör det. Så här kommer några ord om risker, kriser och krisverktyg.

Vad täcker er försäkring?

Att du och dina anställda vill hoppa fallskärm, är inte samma sak som att ni får det. Täcker företagets försäkring det alternativa event ni tänkt er? Får hela koncernen rida islandshäst, åka skidor eller flyga ballong? Hör med försäkringsbolaget hur det ligger till. Kanske är det läge för en kortare tilläggsförsäkring?

Valutasäkra ditt event.

Prata med din bank om hur ni kan garantera att priset blir detsamma när ni väl betalar en vistelse utomlands, som när ni bokar det. Oavsett valutakurser. Eller betala tidigt med bra avbokningsregler.

Se till att gästerna har mat, dryck och värme.

Ingen har så låg toleransnivå och så dåligt tålamod som den som är hungrig, törstig eller fryser.

Research först, löfte sen.

Att gå ut stort med att hela företaget ska till ett visst resmål ett visst datum, innan man kollat transporter, hotell, om företagets regler tillåter de äventyr man planerat etc. är inte helt lyckat.

Våga se sanningen.

Räkna med ombokningskostnader, tillägg i sista stund och fler deltagare än du räknat med, istället för att lura dig själv att allt kommer att gå som på räls projektet igenom.

Känn till förväntningarna.

För en grupp människor som förväntat sig middag blir tre snittar en besvikelse. Och sittande bord känns obekvämt för den som förväntat sig okomplicerat mingel. Gör din läxa och ta reda på vad deltagarna förväntar sig.

Storkrisen.

Omvärldsförändringar av typen ”askmoln”, ”bombhot” och ”jordbävning”, påverkar planerna på två sätt. Antingen genom att de faktiskt inte går att genomföra. Eller genom att det känns som att de inte går att genomföra. I båda fallen gäller det att kommunicera och agera.

Mellankrisen.

Det finns alltid en risk att någonting händer från det att eventet bestäms till dess att det faktiskt ska genomföras. En oväntat svag halvårsrapport eller att företaget hamnar på löpsedlarna i ett mindre smickrande sammanhang, är sådana exempel. Här handlar det om att agera snabbt och eventuellt ändra eventet efter de nya förutsättningarna.

Lillkrisen.

Ett event är direktsändning per definition. Mer live än så blir det inte. När maten inte räcker, föreläsaren inte dyker upp eller regnet vräker ner, gäller det att ha livlinor att ta till för att resultatet ska bli någorlunda lyckat. Sådana livlinor stavas Pålitliga Partners. Leverantörer man jobbat med länge, litar på och vet ställer upp.